Base légale et signification
En vue de garantir le respect de la vie privée des citoyens, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) (information en néerlandais), applicable dans tous les pays de l’Union européenne, a remplacé en mai 2018 la loi sur la protection des données à caractère personnel. Une donnée à caractère personnel est une information qui permet d’identifier un individu. L’objectif est double : il s’agit à la fois de veiller à la rigueur dans le traitement (et la protection) des données à caractère personnel et de garantir la transparence. On entend par là que chaque citoyen doit pouvoir savoir ce qu’il advient de ses données personnelles : qui recueille quelles données et dans quel but.
Comment le ministère des Affaires étrangères gère-t-il vos données à caractère personnel ?
Le travail du ministère impliquant le traitement de nombreuses données à caractère personnel, il est crucial de protéger la vie privée des citoyens et de respecter le RGPD. La déclaration ci-dessous explique comment le ministère y veille.
Informations concernant votre demande de visa
Pourquoi nous avons besoin de vos données
Pour évaluer une demande de visa, nous avons besoin de vos données. Vous complétez ces informations dans le formulaire de demande de visa. Nous ne vous demandons que les données nécessaires.
Partage de vos données avec des tiers
Ces données ainsi que celles concernant la décision relative à votre demande de visa, ou toute décision d’annulation, d’abrogation ou de prolongation de visa, sont introduites dans le Système national d’information sur les visas et dans le Système européen d’information sur les visas (VIS).
Aux fins de la décision relative à votre demande de visa, les données à caractère personnel figurant dans votre formulaire de demande de visa, ainsi que vos empreintes digitales et votre photographie, sont communiquées aux autorités compétentes des États membres. En outre, les données saisies dans le VIS sont accessibles aux autorités chargées des visas, aux autorités chargées du contrôle des visas aux frontières comme sur le territoire des États membres, et aux autorités compétentes en matière d’immigration et d’asile dans les États membres.
Ces autorités doivent en effet pouvoir vérifier le respect des conditions d’entrée légale et de séjour légal sur le territoire des États membres, déterminer quelles personnes ne répondent pas ou plus à ces conditions, engager les recherches nécessaires relativement aux demandes d’asile et déterminer l’instance compétente pour effectuer ces recherches. À certaines conditions, ces données sont également mises à la disposition des autorités désignées des États membres et d’Europol, en vue de prévenir, de détecter et d’instruire les infractions terroristes et autres formes graves de criminalité.
Lorsque vous faites appel à nos services, par exemple pour demander un visa Schengen, il est possible que nous partagions certaines de vos données personnelles avec des tiers. C’est le cas dans les pays où le ministère des Affaires étrangères utilise les services de prestataires externes pour réceptionner les demandes de visa : TLScontact (en Chine uniquement) et VFS Global (dans le reste du monde). Ces deux entreprises travaillent aussi pour d’autres pays de l’espace Schengen. Le ministère fait également appel à des parties externes du secteur des technologies de l’information (sous-traitants) dans le cadre du traitement des visas Schengen (Système national d’information sur les visas), à la fois pour la gestion du système utilisé et pour l’hébergement des serveurs informatiques nécessaires à cet effet. Ces parties sont établies aux Pays-Bas, à Utrecht et à Amsterdam. Lorsque nous partageons vos données personnelles avec des sous-traitants, nous veillons à les protéger conformément au RGPD et à la présente déclaration de confidentialité, grâce aux contrats de traitement de données passés avec ces tiers.
En vue de traiter votre demande de visa le plus rapidement et le plus rigoureusement possible, le ministère utilise une nouvelle méthode de travail basée sur un Système d’information décisionnel qui compare les données de votre demande avec celles enregistrées dans une base de données spécialement créée et sécurisée à cet effet, la BAO. Pour plus d’informations, consulter la fiche pratique (information en anglais).
Vos droits
Conformément aux dispositions du RGPD, vous avez le droit de demander quelles données vous concernant sont enregistrées dans le Système national d’information sur les visas, de corriger les données incorrectes et de demander la suppression des données si la loi le permet.
Vous avez aussi le droit de demander à un État membre quelles données vous concernant sont enregistrées dans le VIS.
Si des données vous concernant ont fait l’objet d’un traitement illicite, vous avez le droit de les faire supprimer.
Délai de conservation de vos données
Vos données sont conservées au maximum 5 ans dans le Système national d’information sur les visas, le BAO et le VIS.
Contact
Pour toute question ou requête relative à vos données personnelles, vous pouvez prendre contact avec le ministère néerlandais des Affaires étrangères, direction Affaires consulaires et Politique des visas (DCV), Postbus 20061, 2500 EB Den Haag.
Vous pouvez aussi vous adresser à l’autorité de contrôle nationale pour toute question ou demande concernant la protection des donées à caractère personnel : Autorité de protection des données à caractère personnel (Autoriteit Persoonsgegevens) (information en néerlandais), Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.