¿En qué consiste la legalización de documentos?
La legalización es un trámite que permite usar un documento en otro país. Normalmente, la legalización implica varios pasos. Documentos que pueden ser legalizados son, por ejemplo, un certificado del Registro Civil, una sentencia de un tribunal o un diploma.
La legalización demuestra:
- que el documento ha sido expedido por una instancia oficial;
- que la firma y el sello del documento son auténticos;
- que la forma del documento es la correcta.
La legalización no demuestra que el contenido del documento sea correcto. La instancia a la que deba presentar el documento podrá controlar ese extremo.
¿Qué pasos implica una legalización?
Los pasos que debe usted seguir para legalizar un documento son distintos según el país. Dependerán de los acuerdos entre el país donde usted desea utilizar el documento y el país del que procede el documento.
En ocasiones, también deberá encargar que traduzca el documento un traductor jurado. Pregunte a las autoridades si es necesaria la traducción y dónde puede conseguirla.
Legalización con apostilla
En muchos países puede hacer legalizar un documento con una apostilla, que es una forma simplificada de legalización. Una autoridad en el país A legaliza el documento con 1 sello o adhesivo que se denomina apostilla. Después puede usar el documento en todos los países parte del Convenio de la Apostilla.
Legalización sin apostilla
Si el país A o el país B no son parte del Convenio de la Apostilla, la legalización suele constar de 2 pasos:
Una autoridad en el país A controla si ha firmado el documento la instancia oficial competente del país A. Normalmente se encarga del control el Ministerio de Relaciones Exteriores del país A. Una vez comprobado este punto, se pone en el documento un sello o un adhesivo. De esa forma, el país B tiene la seguridad de que el documento proviene de una instancia competente en el país A.
El país B también legaliza el documento (previo control) con un sello o adhesivo. Normalmente, se encargará de ello una embajada, un consulado o un cónsul honorario que tenga el país B en el país A. Tras la legalización, puede usar el documento en el país B.
No es necesaria la legalización
No es necesario legalizar un documento si el país A tiene un acuerdo con el país B, que exime a un documento de la obligación de legalización. En ese caso, puede usted usar el documento directamente. También existen acuerdos entre varios países. En el Reglamento de la UE se recoge, por ejemplo, que los documentos públicos no necesitan ser legalizados para usarlos en otros países de la UE.
No es posible la legalización
En ocasiones, no es posible obtener una legalización en un país. Por ejemplo, porque el país A se encuentra en guerra. O porque no hay instancias que puedan controlar el documento. En ese caso, las autoridades del país B controlan y evalúan el documento.
¿Quién puede legalizar un documento?
No es necesario que pida personalmente la legalización de su documento. Puede hacerlo otra persona por usted. Tampoco es necesario que apodere a esa persona para pedir la legalización.